Laura Acquaviva

Secrétariat – Accueil

Le secrétariat est souvent le premier point de contact pour les visiteurs et les clients. Il doit donc faire preuve d’un excellent sens de l’accueil dans une atmosphère chaleureuse et professionnelle.

Il est responsable de diverses tâches essentielles : la gestion des agendas, la prise de rendez-vous, la rédaction de courriers et de documents, ainsi que l’organisation de réunions.  Il est considéré comme le pilier de l’organisation qui facilite la communication entre les différents départements et contribue à l’efficacité globale de l’entreprise.

Exemples de thématique de formation :

•  Produire des documents professionnels courants,
• Communiquer des informations par écrit,
• Assurer la traçabilité et la conservation des informations,
• Accueillir un visiteur et transmettre des informations oralement,
• Planifier et organiser les activités de l’équipe,
• Assurer l’administration des achats et des ventes,
• Répondre aux demandes d’information des clients et traiter les
  réclamations courantes,
• Elaborer et actualiser des tableaux de suivi,
• Assurer le suivi administratif courant du personnel…

Préparation au titre professionnel de
Secrétaire assistant (e)   (niveau 4 – Bac)

Le secrétaire assistant joue un rôle essentiel dans le fonctionnement d’un service ou d’une entreprise en facilitant  le travail de sa hiérarchie. Il prend en charge la préparation des dossiers, la conception, la présentation et la diffusion de documents tels que mails, courriers, comptes rendus, tableaux ou graphiques. Il effectue la recherche d’informations à partir de sources identifiées et organise le classement et l’archivage physiques et numériques. Il assiste l’équipe en assurant l’accueil des visiteurs et les flux d’appels,  en gérant la prise de rendez-vous et la tenue des agendas ainsi qu’en organisant les réunions et les déplacements. Au sein du service commercial de l’entreprise, il traite les commandes clients ou les demandes d’achats et les approvisionnements.

Il assure l’interface entre l’entreprise et ses interlocuteurs, répond aux demandes d’informations et traite les réclamations courantes. 

Jury pour ce titre, j’apporte aussi mes compétences à la formation des stagiaires pour son obtention.

 Préparation au titre professionnel d’employé administratif et d’accueil (niveau 3 – Bep)

L’employé administratif et d’accueil (EAA) exerce ses fonctions avec une grande polyvalence et joue un rôle essentiel dans le quotidien d’un service ou d’une structure. Par sa position physique au sein de l’entreprise, il véhicule l’image de la structure et facilite son fonctionnement. Il fluidifie la diffusion des informations et travaille dans un esprit de service avec les différents collaborateurs et les interlocuteurs externes. La dimension relationnelle de la fonction est de ce fait essentielle.

Dans le respect des consignes et en prenant en compte l’environnement de la structure, il assure les travaux courants de secrétariat: il présente, saisit et actualise des documents professionnels à l’aide des outils bureautiques et optimise le fonctionnement de la messagerie générique de la structure.
Au quotidien, il assure l’accueil des visiteurs, le traitement des appels téléphoniques, la réception et l’expédition du courrier; il effectue les recherches nécessaires pour répondre aux demandes d’informations tant à l’interne qu’à l’externe.

 Jury pour ce titre, j’apporte aussi mes compétences à la formation des stagiaires pour son obtention.